freshmarketing

Na téma řízení času už vyšlo nespočet knih a učebnic. Přesto se nezdá, že bychom s ním nakládali o poznání lépe a hospodárněji. Budeme-li upřímní, pak jistě mnozí přiznáme, že jsme tyto návody četli, ba dokonce se jimi i nějaký čas řídili, abychom se pak za čas s úlevou vrátili k více či méně chaotickému systému, který je přinejmenším pohodlný.

Text: Miloš Toman

Znamená to tedy, že mnoha lidem schází zejména dostatečná vytrvalost
a kázeň, aby se mohli stát pány svého času? Určitě si to myslí přinejmenším ti, jimž time management nečiní problémy. Jsou toho názoru, že když to zvládli oni, zvládnou to i ostatní. Patří mezi ně samozřejmě i autoři zmíněných příruček: nikdo přece nebude radit v tom, co sám neovládá. Názor, že zásady time managementu – tak jak je známe – platí univerzálně, je však zřejmě mylný.
 

Nestat se otrokem diáře
V první řadě je třeba říci, že řízení času je povětšinou jen mýtem. Přistoupíte-li totiž na pravidla, která vám autoři knih o time platná, ve skutečnosti začne čas řídit vás, místo toho, aby tomu bylo naopak. Stanete se doslova otroky diáře a propadnete výčitkám svědomí, nepodaří-li se vám vypít ranní kávu ve stanoveném čase. Podobně je tomu se stanovováním priorit. Pokud vůbec nějaké objektivní žebříčky důležitosti existují, pak je zcela určitě nedokážete jen tak během pěti minut po příchodu do práce stanovit. Obávám se, že by si s tím neporadila ani výkonná výpočetní technika, určitě ne během krátké chvilky. A řídit se subjektivními prioritami v podstatě znamená dělat to, co jste činili v době, než jste se seznámili se vznešenými zásadami time managementu.
Zvažovat, co je důležité a co ne, znamená mít myšlení špičkového šachového hráče. Jen tak můžete dojít k závěru, že je třeba udělat nejdříve B a potom teprve A, neboť B bude důležitější, pokud klesnou ceny akcií o 0,1 %, což závisí na datu, kdy vykvetou sněženky na Aljašce. Většina lidí ovšem takto uvažovat nedokáže, takže jako první zvolí činnost, která je jim příjemnější – a následně si racionálně zdůvodní, proč by to tak mělo být.
 

Důležitý je výsledek, ne způsob provedení
Pokud tvrdím, že část lidí myslí jinak, než by odpovídalo správným zásadám time managementu, pak je zřejmé, že nejsme všichni stejní. A netýká se to samozřejmě jen způsobu, jak nakládáme s časem. Michal Čakrt v knize Typologie osobnosti pro manažery rozeznává celkem šestnáct typů, z nichž každý má k práci s časem trochu jiný přístup. Do čela organizací se velmi často
dostávají lidé, kterým detailní práce s časovým rozvrhem vyhovuje. Tito
manažeři samozřejmě vnímají diktát diáře trochu jinak a rozhodně ho nepociťují jako omezení. Naopak je v lecčems osvobozuje. To samozřejmě není žádný problém. Ten nastane ve chvíli, kdy takový „časově“ osvícený vedoucí označí svůj způsob time managementu za jediný správný a začne podle jeho pravidel
posuzovat výkonnost a schopnost svých podřízených. Nutně dojde ke konfliktu.
Podívejme se tedy na zásady, které tomuto typu lidí sice mohou připadat příliš volné a neurčité, ale zase na druhé straně nijak neobtěžují ostatní a umožňují jim dosahovat cílů bez stresu. Hlavní zásadou by mělo být, že je důležitý výsledek, nikoliv způsob, jakým ho dosáhneme. Pokud někdo pracuje
na úkolu s týdenním předstihem a jiný ho udělá pět minut před termínem, není to tak důležité, abychom kvůli tomu museli vyvolávat konflikty a stresovat všechny kolem. Oba přece nakonec odevzdali svoji práci včas.
Zbavte se přebytečných činností
Na začátku pravidel pro řízení času obvykle stojí poučka o stanovování priorit. Ve skutečnosti je tento úkon jakýmsi východiskem z nouze. Předpokládá totiž automaticky, že objem práce je vždy o trochu větší, než stihnete udělat. V tom
případě je ovšem lépe zaměřit se na množství úkolů, než je pracně řadit podle důležitosti. Jak už jsem řekl, stejně se vám nikdy nepodaří stanovit správné pořadí na sto procent, a vždy tedy do jisté míry riskujete, že něco důležitého zbude. Co se ostatně má stát s prací, kterou dnes, zítra ani za týden nestihnete? Ztratí se v propadlišti času? Pak tedy není v pořádku její
množství, ne naše schopnost stanovovat priority. Přebytečných činností se můžete jednoduše zbavit, pokud využijete takzvaného Paretova pravidla. To říká, že dvacet procent práce vám přináší osmdesát procent výsledků. Neznamená to ovšem, že tím pádem lze čtyři pětiny úkolů jednoduše ignorovat. Ale můžete je zjednodušit a trávit nad nimi méně času. Typickým příkladem, jak se vypořádat s nedůležitou činností, je zprůměrování. Můžete například každý úkon dodavatele samostatně kontrolovat a oceňovat, nebo stanovit paušál.
Jestliže kontrolou a výpočtem strávíte každodenně hodinu a jde přitom o korunové částky, je to přesně ta práce, která vám zbytečně zabírá čas. Jen je třeba umět počítat (hodinová mzda kontra desetikoruna) a zejména projevit určitý nadhled. Určitě se však najdou i škarohlídové, kteří budou tvrdit, že je
možno zvládnout všechno, jen si ten čas pěkně uspořádat. Ale k čemu by i v tomto případě byly priority?
 

Najděte své pracovní časové zóny
Ve vašem časovém rozvrhu jsou určitě místa, se kterými libovolně zacházet nemůžete. To jsou termíny porad, jednání, schůzek se zákazníky a podobně. Tyto pilíře nelze jednoduše odstraňovat, narušovat nebo přemísťovat, aniž by se nezhroutila celá stavba organizace. Ale prostor mezi nimi není zase zapotřebí hlídat tak přísně. Chcete-li mluvit o prioritách, měli byste se zaměřit ne na důležitost úkolů, ale na obecně známý (i když málo reflektovaný) poznatek, že ne každý úsek pracovního dne má stejnou hodnotu. Organizace duševní činnosti bohužel stále ještě vychází především ze zásad vědeckého řízení, které však Taylor stanovil hlavně pro fyzickou práci. Nebere tedy v úvahu zejména než v jiných. Při manuálních výkonech se tyto výkyvy samozřejmě příliš neprojeví, v tvůrčí práci ano. Reakci na přirozený fyziologický
útlum po jídle, tedy siestu, například ještě často chápeme jako lenost obyvatel teplejších krajů. Přitom výzkumy potvrzují, že po takovém odpočinku vzroste výkon, a tedy i produktivita. Dalším důležitým faktorem je rušení při práci. To je v některých částech dne nadměrné, zatímco jindy zase vládne klid. Pokud vám
do desáté hodiny dopolední zvoní každých pět minut telefon, je zbytečné se v tuto dobu pouštět do práce, u níž se musíte soustředit. K tomu je jistě vhodnější třeba odpoledne, kdy už ruch pomine. Naše diáře, v nichž má každá půlhodina nebo dokonce čtvrthodina svůj řádek jeden jako druhý, tedy nejsou „tím pravým ořechovým“. Měly by v nich být barevně vyznačeny zóny vhodné pro určitý druh práce. Takové provedení ovšem nikde koupit nemůžete, protože každý má tyto oblasti trochu jiné. Nezbývá tedy, než sami vypozorovat, kdy je co vhodné dělat, a standardní diář si přizpůsobit.
 

Rozhodují emoce
Pokud ovšem priority nejsou tak důležité, jak se obvykle tvrdí, není ani třeba pečlivě řadit jednotlivé činnosti v dané oblasti za sebou, minutu po minutě. Naopak si myslím, že je stačí pouze bez ladu a skladu poznačit, abyste na něco nezapomněli, ale že si pak pořadí můžete zvolit třeba podle nálady. Pravověrní vyznavači klasického time managementu nyní jistě varovně zvednou prst. Jakže, řídit se při organizování času emocemi? Pravdou ovšem je, že to stejně
většinou děláme – a dělají to i oni – při pilném vykonávání úkolů předepsaných
diářem pociťují radost, a práce jim jde tím pádem dobře od ruky. Jiní zase cítí hněv a nechuť, což má za následek nedobré výkony. Na první pohled se tedy může zdát, že produktivita je přímo úměrná kvalitě time managementu, ve skutečnosti však jde především o to, v jakém emočním stavu práci vykonáváme. S tím souvisí i otázka odpočinku. V mnoha firmách je kontrolován každý úder na klávesnici, aby nedej bože někdo nezahálel. Strávit v takové organizaci pět minut na Facebooku znamená navždy získat nálepku povaleče. Přitom mnohé studie hovoří o tom, že po takové krátké přestávce nejenže lidé doženou zpoždění, ale ještě udělají i něco navíc. Na vině je opět neschopnost pochopit, že duševní práce má trochu jiná pravidla než práce fyzická. Někteří manažeři mají pocit, že když je možné dvakrát za minutu otočit utahovacím klíčem, může se stejným způsobem zpracovat náročná zpráva. Ale ani při mechanických úkonech to není tak docela pravda, vzpomeňme jen na Chaplinův film Moderní doba.
 

Pozitivní motivace prospívá víc než kontroly
Chcete-li tedy v oblasti duševní práce udělat z time managementu radostnou
a motivující záležitost, musíte se přestat zaměřovat na postupy a místo toho
věnovat pozornost výsledkům. Většina manažerů jistě přisvědčí, že o nic jiného
jim nejde a nikdy nešlo. Skutečnost je však poněkud jiná. Například práci
z domova, kde se volná organizace času může s výhodou uplatnit, by dnes mohly vykonávat téměř dvě třetiny administrativních pracovníků. Ušetřilo by se tím velké množství nákladů, od vytápění kanceláří až po pohonné hmoty na dojíždění. Jediným důvodem, proč dodnes většina těchto lidí denně dochází do práce, je obava vedoucích, že bez jejich osobního dohledu by jaksepatří nepracovali. Přitom zkontrolovat splnění úkolů je tak snadné! V čem je tedy háček? Manažeři zřejmě mají pocit, že podřízení by mohli zadanou
práci zvládnout dříve a ve zbývajícím čase lenošit. Zatímco pokud je mají pod
dohledem, mohou jim nějaký ten úkol přidat. Realita je ovšem taková, že pracovníci, kteří jsou „na očích“, jednoduše svoji práci natáhnou tak, aby jim beze zbytku vyplnila veškerý pracovní čas. Na výsledcích se tedy nic nepozná. Jedinou cestou, jak přimět pracovníky k vyšším výkonům, je pozitivní motivace, nikoliv postoj drába. Jakmile si tuto skutečnost uvědomíte, budete také ochotni připustit, že čas není zapotřebí zase tak zoufale a do nejmenšího detailu kontrolovat. Mějte na paměti, že jde o veličinu relativní. A to se neprojevuje
jen při vysokých kosmických rychlostech, ale i v každodenním životě. Všichni víme, jak ochotně se čas přizpůsobuje našim pocitům a jak rychle dokáže utíkat právě v okamžicích, kdy to nejméně potřebujeme. Přestaneme-li tedy k němu přistupovat úzkostlivě a hlídat každou minutu, podaří se nám ho zpomalit. A právě to je klíč k vyšší úspěšnosti v práci i osobním životě.

Datum: 03.08.10, 21:53